Audit Print
L’audit du parc d’impression va permettre de réaliser une cartographie détaillée de tous vos procédés d’impression et outils utilisés actuellement dans le seul but :
- d’optimiser et de rationaliser vos flux documentaires
- de réorganiser efficacement vos systèmes actuels
- d’envisager des alternatives aux processus de création de documents actuels
- de mettre en évidence les avantages économiques et financiers liés à la maîtrise des flux documentaires
1. Analyse financière
L’analyse du budget est menée en partant des éléments du client. L’objectif est de définir le budget actuel et de projeter le retour sur investissement prévisible pour notre client. Les coûts pris en comptent sont:
- L’acquisition (financement ou amortissement)
- La maintenance
- Les consommables
- Le papier
2. La nature du parc
Cette analyse a pour objectif de définir le ratio d’équipement par utilisateur. L’analyse porte sur la répartition et la typologie du parc par famille:
- Nombre et type d’imprimantes
- Nombre et type de copieurs ou multifonctions
- Nombre et type de fax
Les conclusions déterminent si notre client est en « sur équipé » ou « sous équipé ».
3. L'utilisation des équipements
Nos intervenants reconstituent les volumes de productionen utilisant des données « client » grâce à notre logiciel:
- Relevé de volume
- Achat de consommables
- Outil de tracking
4. L'optimisation
L’optimisation du parc impression passe par deux axes, la réduction des couts et l’augmentation de la productivité.
Réduction du TCO (Total Cost of Ownership)
Pour réduire les coûts, il faut agir sur :
- Le taux de suréquipement
- Réduire le surdimensionnement technique
- La réduction des coûts indirects (nombre de factures fournisseurs, incidents..)
- Le regroupement des contrats de financement
- La gestion des consommables
Augmentation de la productivité
L’augmentation de la productivité, c’est l’augmentation de la satisfaction utilisateur :
- Modernisation et homogénéisation du parc
- Intégration des fonctions scan
- Développement des fonctions à valeur ajoutées
- Intégration aux processus helpdesk, (automatisation des remontées alertes, et des approvisionnements consommables)
Après analyse et optimisation, notre recommandation proposée est généralement inférieure au prix que vous payez actuellement et comprend tous les coûts pour une gestion optimisée adaptée à vos besoins.
Il s’agit d’un résultat véritablement transparent, calculé au plus juste dans le but de conjuguer l’optimisation de vos équipements et la rationalisation de vos coûts. Votre principal avantage : vous êtes totalement libre de décider ou non de la mise en œuvre des recommandations et des modifications nécessaires proposées.